タスクが途中で落ちてしまったり、期日直前に気づいて焦ったりしたということはありませんか。
タスクをどうすればうまく管理できるか頭を悩ませた方も多いかもしれません。特に仕様変更がよく発生するソフトウエア開発では、タスク管理ができていないと、顧客が要望している要件を満たしていないシステムを作って、手戻りを引き起こしてしまいます。タスクを抜け漏れなく管理することは難しいかもしれませんが、少しずつ工夫していれば、できるようになるはずです。この記事では、IT業界で従事している自分の目線から、タスク管理の方法について考えたいと思います。
目次
- タスク管理とは？
- タスク管理でやるべきこと
- まとめ
1. タスク管理とは？
タスク管理とは、任された仕事でやるべきことを一覧に洗い出して、日々の作業で進捗していくマネジメントのことだと思います。タスクをどの方法で完成させるかは別として、管理・整理することによって、抜け漏れを最小限に収めることができたり、期日までに優先しなければならないタスク、遅延しているタスクをすぐに把握して、優先順位の検討が行えると期待できます。
2.タスク管理でやるべきこと
・必要な作業が見えるようにする
タスクの抜け漏れの回避の第一歩は必ず目標達成のための必要な作業を一覧にすることです。エクセルやスプレッドシートを使って、洗い出すことが多いですが、RedmineやNotionのようなタスク管理ツールもたくさんなるので、用途に合わせて選択するといいと思います。
・作業の優先順位を必ず決める
作業を洗い出した後に、優先順位をつけなければならない理由として、先に完成させたいタスクや優先を下げてもいいタスク、場合によって急タスクが途中から追加されてしまっても、調整しやすいからです。そして、優先順位を必ず決めることが、精度の高いスケジュールの作成に役に立つので、日々の状況に合わせて調整しやすいものにした方がよいでしょう。
・タイトなスケジュールを避ける
タスク管理にはスケジュール管理が含まれることが多いです。最初に作った計画をそのまま進むのが理想ですが、日々の進捗によってスケジュールが変動します。新たな仕事や急なタスクが挟まれても全体スケジュールが崩れないように、バッファーや余裕を持たせておくようにしましょう。
・すぐに終われそうなものを片づける
優先順位をつけて、大事なものから進めるのが一般的ですが、場合によって、すぐに完了できそうなものを済ませると、考える時間を減らし、優先度の高いタスクに集中できるでしょう。
・日々の進捗を更新する
日々の作業の状況を更新することで、スケジュール通りに進んでいるタスク、遅延が発生しているタスクをすぐに把握して、適宜調整を加えることができるでしょう。
3. まとめ
言うまでもなく、タスクを管理することで、自分の作業を効率よくコントロール、課題が発生した時に調整が可能にすることができます。また、タスク管理できるようになると、チームで仕事するとき他のメンバーに自分のタスクの進捗が影響を与えないようにする能力も身についていけるはずです。最初は大変かもしれませんが、タスクをしっかりと管理して、仕事の効率化を目指して、工夫していきましょう。