プロジェクトマネジメントのベストプラクティス

１．効果的なコミュニケーション

効果的な職場コミュニケーションとは、チームのメンバーとつながりを持ち、誰もが自分の意見を聞いてもらえると感じられる環境を作ることです。
定例会などのようなミーティングは、チーム間の連絡をより良く保たれる、プロジェクトにおける重要な情報をメンバー全員に知らせるとともに、発生した問題を迅速に聞き出す機会にもなります。迅速で効果的なデイリーミーティングは、チーム内のコミュニケーションを成功させるために非常に重要な役割を果たします。

２．変化の準備ができている

プロジェクトの範囲はいつでも変更される可能性があり、経験あるのプロジェクトマネージャーは常に何らかの変更管理計画を準備しています。小さな変更要求がチームにとって大きな課題となります。クライアントからの変更要求をすべて文書化し、最初からそれに対処することは、プロジェクト管理の良い習慣である

３．プロジェクトの進捗状況の把握と報告

プロジェクトが始まったら、計画した進捗と実際を監視し、比較する必要があります。計画したのコスト、スケジュール、スコープなどと実際との変動を関しする必要があります。上司や主要なステークホルダーとはやめに報告、相談する必要があります。

４．フィードバックを求める

お客さまはいつも不満を持っているのに、それを言い出せないでいることがあります。常に積極的に提案し、お客さまからのフィードバックに耳を傾け、お客さまの期待に応えられるようなプロジェクトにしましょう。
フィードバックがあれば、自分の失敗から学び、今後のプロジェクトで同じような失敗をしないように努力することもできます。
また、自分の弱点についてチームにフィードバックを求め、プロジェクトマネジメントのスキルアップに努めるのもよいでしょう。

５．メモをとる

会議の中で、お客様から口頭で要望をいただくことがあります。スプリントの進行に影響を与えないよう、その内容や優先度を確認しながらメモを取る習慣を身につけましょう。
ミーティングは録音されることもありますが、ほとんどの人は最初から聞き直すことはできませんので、メモを取ることでお客様からの重要な情報を聞き逃さないようにしましょう。

６．ドキュメントを整理する

プロジェクトの進行中、常に変更、更新、参照ファイルなどが発生します。それらを科学的に管理することは、家を定期的に掃除するようなものです。時には、これらが小さくて煩わしいと感じることもあるですが、一方で、きれいにドキュメントを整理しておけば、あなたやチームのメンバーが探しているものを正確に見つけるのに多くの時間を節約できます。

まとめ

それぞれのテクニックやプランを実践することで、あなたは自分のスキルを高め、プロジェクトの質を向上させることに着手することができるようになるのです。より高い水準で確実にプロジェクトを遂行できるようになります。これらのスキルは、プロジェクトの範囲だけに限定されるものではなく、人生の他のあらゆる側面に適用することができます。