相手を不快にさせず、納期の延長を申請する方法

Aさん：また仕様変更になりました。

Bさん：納期は延びるのでしょうか？

Aさん：いや、契約どおりです。

Bさん：それはちょっと…。今だって毎日残業ですし…。

Aさん：大変なのはわかります。でもやるしかないです。頑張ってください。

Bさん：分かりました…。

先日、日本語クラスで、こういうモデル会話がありました。BRSEの皆さんはこのようなケースの経験があるでしょうか。仕様変更で今の締め切りは無理そうになり、納期の延長を申請したいですけど、うまく伝えることができないため、「分かりました」って言ってクライエントの締め切りを受け取ってしまいました。無理な締め切りを慌てて受け入れると、自分とチームの皆さんにストレスをかけ、そして商品の品質へ大きく影響されますので、上手な締め切りの断り方を知って、多すぎる仕事量を抱えないようにしましょう。

１. 謝る

いきなり断るではなく、「申し訳ございません。」と言って、顧客の期待どおりにならなかったことを非常に残念に思っていることを強調することが非常に重要です。

２. それを受け取ってことを約束する

「分かりました。それを対応しますが…」、「頑張りますが…」を言って、まず、そのタスクを拒否するつもりはなく、真剣に受け入れることをクライアントに知らせることが重要です。

３.理由を説明する

理由があることで相手は納得しやすくなります。顧客に現在の状況を説明します。スケジュールを守れなくなった問題は何かをちゃんと説明する必要があります。

単純に「忙しい」ではなく、本当に納得できる説明をするためには、お客様の立場に立たなければなりません。例えば、変更した機能を再テストするのに時間がかかる、他に対応中のものがあり、これをすぐに開始できないなどの理由を顧客にちゃんと伝えてください。

４. 合理的な新しい締め切りを設定する

最後は、あなたの希望する新しい締め切りについて顧客に伝えます。すぐに判断できない場合は、関係者 (開発者、テスターなど) に再確認する必要があることを説明してください。
「2日間を延長させていただけないでしょうか」「来週の火月曜日ではどうですか？」と自分の希望期間を提案してください。。

まとめ：

最初の例会話に戻ると、Bさんは「分かりました…。」ではなく、以下のように少し内容を変更したいです。

…
Aさん：大変なのはわかります。でもやるしかないです。頑張ってください。

Bさん：申し訳ございません。頑張りますが、それでも難しいです。

影響するモジュールは10個くらいあるはずです。これらの修正と単体テストのやり直しをするには、少なくとも2日はいただかないと難しいです…

締め切りを延長することは、あなたとあなたのチームのストレスを軽減するだけでなく、製品の品質を向上させます。

クライアントから無理そうな締め切りを依頼されるときは、納期の延長を躊躇せず、正直に相談してください。